Rechnungen kommen als PDF-Anhang oder E-Mail.
Use Case / Rechnungen
Rechnungsverarbeitung automatisieren, wenn PDFs und E-Mails zu viel Handarbeit erzeugen.
Wir automatisieren die Verarbeitung eingehender Rechnungen: erkennen, Daten extrahieren, validieren, übertragen, informieren und archivieren.
AE FLOW Live-Struktur
InputPDF/E-Mail
LogikRechnungsverarbeitung automatisieren
AktionArchivieren
AEAutomation Layer
Ausgangssituation
Wo Unternehmen heute Zeit verlieren.
Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant werden manuell übertragen.
Fehler fallen spät auf.
Dokumente werden uneinheitlich abgelegt.
Freigaben und Rückfragen sind schwer nachverfolgbar.
Lösung
Geschäftlicher Nutzen zuerst. Technologie danach.
Ein Rechnungsworkflow erkennt Dokumente, extrahiert relevante Felder, prüft Plausibilität und übergibt Daten an passende Systeme oder verantwortliche Personen.
Use Cases
Konkrete Abläufe statt abstrakter Versprechen.
PDF bis Freigabe
PDF/E-MailDokument erkennenFelder extrahierenDaten validierenSystem übertragenPerson informierenArchivieren
Rechnungsdaten werden schneller strukturiert und kontrollierbar.
Ausnahme behandeln
Unsicheres FeldMarkierungAufgabe an TeamKorrekturWorkflow fortsetzen
Fehlerfälle bleiben sichtbar statt still durchzulaufen.
Nutzen
Was sich im Alltag verbessert.
- Weniger manuelle Datenerfassung.
- Bessere Nachvollziehbarkeit.
- Schnellere Freigabevorbereitung.
- Strukturierte Ablage.
Integrationen
Passende Systeme, nicht wahllos alles.
E-MailPDFMicrosoft 365Google DriveSupabaseMaken8n
Vorgehen
Von der Analyse zum funktionierenden System.
Rechnungsarten und Felder definieren
Extraktion und Validierung planen
Übergabe und Ablage bauen
Ausnahmen und Freigaben testen
FAQ
Häufige Fragen zu Rechnungsverarbeitung automatisieren.
Kann jede Rechnung automatisch verarbeitet werden?
Viele Rechnungen lassen sich auslesen; unsichere Fälle sollten zur Prüfung markiert werden.
Behauptet ihr eine fertige DATEV-Integration?
Nein. Konkrete Buchhaltungssysteme prüfen wir im Projekt nach vorhandenen Schnittstellen und Prozessen.
Welche Felder lassen sich extrahieren?
Typisch sind Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Positionen und Zahlungsinformationen.
Kann ein Mensch Freigaben behalten?
Ja, Freigaben können bewusst als Aufgabe im Workflow bleiben.
Können Rechnungen archiviert werden?
Ja, Dokumente können strukturiert abgelegt und mit Metadaten versehen werden.
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